пятница, 21 февраля 2014 г.

3анятие 14. Организационная структура.

На предыдущих занятиях вы узнали, что бизнес-процессы бывают как основные, так и
сопутствующие. Вы создали блок-схему, чтобы определить основные бизнес-процессы
вашего бизнеса, а также другие действия, необходимые для его успешного развития. Для
обеспечения эффективности этих операций вам придется назначить или нанять специальных
сотрудников. На этом занятии вы решите, какие специалисты вам нужны, и каковы будут их
обязанности.
Например, в Занятии 13 в блок-схеме для ресторана «Планета вкуса» одна из важнейших
операций - «Кухня готовит блюда по полученным заказам».
 Если бы вы открывали ресторан,сколько человек вам бы понадобилось для работы на кухне? Каковы были бы их обязанности?
Кто будет ими руководить?
Точно так же и для своего бизнеса, вам придется определить базовые и сопутствующие бизнес-процессы, сколько и какие сотрудники вам нужны и как они будут взаимодействовать друг с другом.
В большинстве случаев основными процессами являются:

  • Процесс производства. Эта функция включает все, что непосредственно связано с производством продукта или предоставлением услуги. Это и обеспечение сырьем, и непосредственно производство, и упаковка и хранение продукции.
  • Выполнение заказов покупателей и клиентов. Сюда относятся все виды взаимодействия с клиентами. Это получение заказов, общение с клиентами, продажи, доставка, выяснение потребностей и проблем клиентов.

Наиболее важными сопутствующими операциями являются:

  • Общее руководство. Это управление всем бизнесом. Обычно этим занимается владелец.
  • Маркетинг. Организация продвижения продукта на рынок, рекламная стратегия,
  • взаимодействие с вендорами и средствами массовой информации по организации акций и рекламных компаний.
  • Выставление счетов и получение денег. Сюда входит учет доходов и расходов, подготовка счетов, фактур и накладных, осуществление необходимых платежей и уплата налогов.
  • Управление персоналом. Эта функция напрямую связана с общим руководством организацией. К ней относится подбор персонала, прием на работу, создание системы мотивации, расчет заработной платы и вознаграждений.

Для того чтобы все эти функции исполнялись правильно и эффективно, важно определить,
кто будет исполнителем, сколько человек нужно, чтобы обеспечить все направления работы,
как поделить между ними обязанности. В маленьких компаниях эти функции выполняет, как
правило, владелец с помощниками. В средних и крупных фирмах это поручается
подразделениям или отделам, где работает достаточно много сотрудников. При принятии
решений о количестве штатных единиц необходимо исходить из размеров организации и
бюджета.
Одни сотрудники будут иметь больше власти, чем другие. Поэтому нужно подумать о том,
кто кому будет подчиняться. Кто будет обладать большей властью? Как будут называться их
должности и в чем состоять должностные обязанности? Например, директор школы
обладает большей властью, чем учителя. Учителя подчиняются директору. Подчиненность и
взаимозависимость можно отобразить в организационной диаграмме.
Организационная структура — совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач. Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции).
Организационная структура может быть отражена в таблице или диаграмме.
В диаграмму включаются названия должностей, обязанности и подчиненность сотрудников.
Таким образом, сразу можно увидеть весь персонал компании и взаимозависимость между
людьми.
Планирование
Создайте мультимедиа презентацию, содержащую следующие элементы:
1. Таблицы, показывающие распределение обязанностей в подразделениях
организации
2. Организационная структура



Выполнение
1. Запустите приложение для подготовки презентации и создайте новую презентацию.
2. Вставьте титульный слайд и напечатайте заголовок презентации «Организационная структура». В нижнем текстовом поле напечатайте название вашего бизнеса.
3. Вставьте слайд «Заголовок и объект». Щелкните в поле заголовка в верхней части
слайда. Напечатайте «Таблица распределения должностных обязанностей».
Вставьте в нижнее поле таблицу из трех столбцов. Количество строк будет соответствовать количеству должностей, необходимых для функционирования вашей компании.
4. Напечатайте заголовок первого столбца «Должность/ Количество единиц”.
Напечатайте заголовок второго столбца «Должностные обязанности», и третьего – «Подчиненность».
5. В пустые ячейки первого столбца напечатайте названия должностей сотрудников всех подразделений вашей компании и количество единиц для каждой
должности.
6. В пустых ячейках второго столбца напечатайте несколько слов о том, какие
обязанности будут выполнять эти сотрудники.
7. В пустых ячейках третьего столбца напечатайте несколько слов о том, кто кому
будет подчиняться.
8. Если одного слайда будет не достаточно для ввода всей информации, создайте
столько аналогичных слайдов, сколько нужно.
9. Измените вид текста в поле заголовка и таблице.
10. Измените вид информации в таблице (смотрите Мультимедиа 5.11: изменение
таблицы на слайде).
11. Вставьте слайд «Заголовок и объект». В верхнем поле напечатайте заголовок слайда «Организационная структура». В нижнее поле вставьте блок-схему из списка диаграмм SmartArt (Вставка – Иллюстрации). Введите в поля названия должностей из предыдущих слайдов. Начинайте с высшей должности и закончите сотрудниками, не имеющими подчиненных. Количество полей должно соответствовать количеству должностей в вашей компании.
12. Добавьте к слайдам переходы, чтобы демонстрация презентации шла красиво.
13. Вернитесь к слайду 1 и выберите цветовую схему во вкладке Дизайн (смотрите Мультимедиа 4.2: выбор и использование цветовой схемы).
14. Щелкните два раза на своей рабочей папке на рабочем столе.
15. Щелкните правой кнопкой, чтобы раскрылось контекстное меню. Выберите
Создать – Папка. Введите новое название папки «организационная _ структура».
16. Щелкните два раза на папке. Щелкните правой кнопкой, чтобы открылось
контекстное меню. Выберите Создать – Папка.
17. Введите новое название папки «занятие_14_ организационная_структура».
18. Сохраните свою работу в этой папке.

Проверка
Посмотрите на свою презентацию. Убедитесь, что в ней присутствуют все
необходимые элементы:
1. Заголовок презентации.
2. Слайд с перечнем должностей сотрудников, их обязанностями и
подчиненностью.
3. Слайд с графическим представлением организационной структуры.
4. Подходящие название для каждого слайда.
5. Единая цветовая схема для всех слайдов и переходы.
Если какие-то элементы отсутствуют, добавьте их сейчас. Внесите любые изменения.
Не забудьте сохранить свою работу.

Дневник
Вспомните, как проходило только что закончившееся занятие. Запишите в дневник
ответы на следующие вопросы:
1. Что было самым сложным в создании презентации организационной структуры и
как вам удалось преодолеть трудности?

Комментариев нет:

Отправить комментарий